You are currently at: ejtech.hkej.com
Skip This Ads
Don't Miss
Home   >   專家分析   >   很多人都沒有注意的開會技巧

很多人都沒有注意的開會技巧

By on May 25, 2016

本文作者Leon Ho為 Lifehack 創辦人

「開會」一詞臭名遠播，有些人避之則吉，大部份人會說是浪費時間，但正如任何工具一樣，會議都是一把雙面刃，視乎我們如何運用。

開會的第一大原則，是越少人參與越好。最常見的錯誤，是把所有人都召集起來，但實際上會發言、貢獻的往往只有數個，餘下的人就會覺得在浪費時間。有些人倒特別喜歡開會，因為只需坐着、甚麼也不用做，卻可以看似忙碌。這種情況下，無論喜歡與否，都顯示會議並不有效。

第二個要點是要有明確的目的，那樣才可以集中討論議題、確保討論節奏恰當。如有人認為他毋須參與，絕對可以離場。而一旦討論超時，就應另外再安排時間繼續，並沒必要繼續超時下去，以免影響原來的工作日程。當再安排時間，應吸取教訓，重新評估和調整下一次會議的時間。

第三個要訣，是要有會議的「主持人」。「主持人」需帶動整個會議，留意討論內容有否離題，如有人提出任何不相關但有用的意見，先寫下來，往後再處理。除此之外，「主持人」亦要知道甚麼時候需要引導大家討論多一點、深一點，甚麼時候需要點到即止。所以「主持人」其實就像一人分演多角：領導者、監督者、發問者等等，但絕對不應是「講師」，如果只有一人發表意見的話，那就失去會議的意義。

以上三個要點似乎有點複雜？但只要了解會議的兩大種類，問題就會簡單得多。第一種是恒常的會議，用以收集資訊，讓大家知道彼此的進度，確保方向正確，若有偏差，也可盡早提醒、調整；第二種是專案會議，即特別地為個別專案而召開的會議，會議目標因個別情況而定，但都是希望以最快捷的方法得出最合理的結論，有時候是為了做重大的決定，需要不同崗位的意見，例如：討論一個功能，牽涉軟件工程師、設計師等等的意見。

總括而言，開會不代表沒有效率，只是很多人都不懂開會的技巧，發揮不了開會的成效之餘，又阻礙大家日常的運作。

支持EJ Tech



如欲投稿、報料，發布新聞稿或採訪通知，按這裏聯絡我們。