十個不可不知的企業應用科技

By on December 20, 2012

 

十個不可不知的企業應用科技

新創公司及中小企一般缺乏IT資源,需要利用低成本高效益的科技。但市場上有太多種類的軟件,良莠不齊,筆者在為自己的公司尋找合適軟件的過程中,篩選、測試了許多軟件,最後鎖定了一系列好的軟件與大家分享,讓大家節省時間。

一、個人資訊管理

個人資訊包括電子郵件、通訊錄、工作表、行事曆等。以前公司需要自行或找本地服務供應商添置伺服器和軟件,硬件成本及服務費不菲。現在可以簡單地利用如Google提供的企業個人資訊管理,收費廉宜甚至是免費,省了硬件的開支,服務質素高,全球通用,軟件不斷自動優化。

二、通訊工具

通訊包括了語音通話、視像會議、文件分享、即時短訊等。IP電話技術成熟,提供可接收來電的虛擬電話號碼,打出打入同樣方便,經常出差的朋友用IP電話猶如把號碼帶到全球任何可以上網的地方。Skype是有名的服務商,提供視像會議功能,如果需要更專業、多功能的網上小組工作會議,可以考慮Gotomeeting,除多人會議,更可以即時分享文件。即時短訊服務在電腦及手機應用有Skype、Google Talk、QQ等。

三、雲端儲存系統

公司需要儲存大量的電子文件,與不同部門員工共用,與公司外的相關人員分享,這些系統由公司內的伺服器提供存檔及分享服務。隨着互聯網的進步,員工可以在家甚至流動辦公室工作,電子文件的讀取、分享的要求愈來愈高,用量也愈來愈大,中小企業要有一流的設備才能滿足日常工作需要,很多雲端的儲存服務提供這樣的解決方案,收費便宜,可用性高,功能好又穩定,容量很大,按用量購買存量。服務商包括Dropbox、SugarSync、Google Drive和Skydrive。

四、項目管理

許多計劃涉及項目管理,需要公司內部或外部的人在不同崗位發揮最大的作用,團隊成員可能身處不同國家。要確保資訊及時分享,項目程序井井有條,進度得以量度跟蹤,通告事項傳遞無誤,是不容易的事情。網上有項目管理服務可以按用量收費,例如項目數量、參與人數、電子文件存量等,其中BaseCamp是一個較多人認識的服務商。

五、社交網站互動

面對客戶提供及時產品資訊,執行宣傳活動等都需要通過社交網絡來接觸客戶和服務對象,大眾常用的有Facebook、Twitter、Linkedin等,內地的人人網、新浪微博、騰訊微博等,公司需要服務分散在多個社交網的客戶,需要人手來應付資料更新。

六、網上銷售及宣傳

客戶在網上搜尋器尋找服務或產品,商戶可以通過兩個方式在搜尋器上出現,讓客戶看到產品或商店資料,第一是購買關鍵字,當準客戶輸入指定的關鍵字時,廣告推廣訊息及網址便會出現在贊助商欄,第二是通過搜尋器優化,當準客戶輸入某些關鍵字,商戶的網站與關鍵字最為相關,因此排在搜尋結果的最前面。購買關鍵字方面可以用Google的Adwords,Bing或Yahoo,另外用Google Analytics來監察、評估廣告及搜尋器優化的效能。

七、客戶關係管理

面對大量的客戶及準客戶的資料數據,需要專業的系統來儲存及處理,有效地進行營銷推廣活動,把不同的準客戶分派給不同的營業員,準確地量度銷售策略的成效,準客戶變成客戶的轉化率等,不斷改良營業方法及衡量員工的生產力,達到良性競爭,網上的客戶關係管理服務包括Salesforce.com。

八、知識管理

公司不斷創造新的知識和大量的資料,要管理龐大的資訊及有效地在員工之間分享,許多資料是從網上收集,輕易得來但多至無法處理。從網頁收集的資料帶有很多不相關的訊息,如廣告、網站導航等。知識管理方案必須能夠處理照片、聲音等檔案。Evernote可以管理大量的資料、分門別類,輕易及有選擇性地與別人分享,同步到不同的電腦、手機及平板電腦。

九、概念/構想管理

我們有無數的想法、概念和計劃,思緒在腦海中,不知怎樣記錄及整理,「思維導圖」(mind map)的軟件針對這個需要,把一個概念記下來,將相關的重點及支點有井有條地連結起來,可以清晰地表達及容易地修改。軟件商包括Mindmeister、Freemind等。

十、辦公室無紙化

公司要處理很多紙張文件,要做到無紙化需要快速的掃描機,更要軟件的配合,加入索引方便搜尋,自動同步到雲端及其他地方儲存及分享,可以考慮用Scansnap。

科技一日千里,新創公司及中小企要善於利用小而巧的優勢,用新科技克敵制勝。

作者為香港中文大學創業研究中心項目總監

[圖:nvidia.corporation CC Licensed]

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