雲上工作不是白日夢 (黃岳永)

By on May 15, 2020

本文作者黃岳永為香港科技大學副教授兼高級顧問(創業),為《信報》撰寫專欄「科網人語」。

藉由雲端平台共享,與會人士亦可以自由發表和交流意見,與面對面沒有太大分別。(Freepik網上圖片)

藉由雲端平台共享,與會人士亦可以自由發表和交流意見,與面對面沒有太大分別。(Freepik網上圖片)

以往要找新創意時,老闆最喜歡來一個「腦震盪」(brainstorm),現場七彩3M Post-it貼了又撕,白板寫了又擦,大家圍在一起,把腦中天馬行空的想法交換整理完善。但現今新冠肺炎疫情仍未紓緩,即使企業已陸續復工,在保持社交距離的大前提下,別說brainstorm了,連普通meeting的人數也不可太多,以減少疫症傳播風險。

在疫情下,大部分企業的日常會議已在網上進行,ZOOM、Microsoft Team和Google Meet等大量軟件已足以解決遙距會議的問題。即使brainstorm被視為非常需要「互動」,透過如Miro和Mural,甚至是Google Sheet等工具,藉由雲端平台共享,與會人士亦可以自由發表和交流意見,與面對面沒有太大分別。

現時大部分人對於網上會議的認識,仍處於「打開個mon(電腦熒光幕)見到個樣」的階段,其實若能多利用各項軟件的雲端及共享服務,網上會議的效率隨時遠較面對面為高。

以我個人經驗為例,近日我便參與了兩個公司重組會議。由於這涉及公司重大決策,會議中會出現大量問題,各方都需要引用不同數據來解答及進行游說,加上要把所有人齊集在一起亦是一大難題,所以這類議題需要很多時間才能取得共識。

當人們習慣了雲上工作,要重回傳統模式恐怕會愈來愈難了。(Freepik網上圖片)

當人們習慣了雲上工作,要重回傳統模式恐怕會愈來愈難了。(Freepik網上圖片)

然而在早前舉行的網上會議中,我們使用了不少軟件對經營進行分析,例如以Google Doc來輸入不同數據進行假設比較,進而建立模型和目標。結果在極短時間內便達成共識,效果甚至遠較面對面的傳統會議為高。

另一重組例子是一項涉及多方談判,我們希望可以盡快完成討論以便安排融資,此涉及重大決策及風險承擔,過去經驗是談判時間動輒需時5個月或以上。在疫情下,這一次會議同樣是網上進行,當中最大好處是使與會人士能夠在商討的同時,即時查詢和檢視相關法律文件,加上一眾專業人士、會計師、人力資源及律師在網上提供即時支援,我們在短短60分鐘便作出決定,讓律師可以草擬重組合約。

儘管我的個人經驗未必適用於每一個人,然而現今各項工作軟件可以打造不同模型,在輸入數據之後馬上得出答案,再經由雲端即時反饋給與會人士,毋須「容後再補充資料」或「等資料到後再考慮一下」,的確節省了不少時間,亦令整個決策更有效率。俗語有云「由儉入奢易,由奢入儉難」,當人們習慣了雲上工作,要重回傳統模式恐怕會愈來愈難了。

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