一個CEO如何同時管好兩家公司?他在Quora上分享了14招你都學得會

By on November 8, 2016

本文翻譯自Quora的《 What are the best productivity hacks of startup CEO》,作者為Mikael Cho,由陳曦翻譯,現獲峰瑞資本(微信號:freesvc)授權發佈中文版本

圖片:unsplash

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我是兩間創業公司的 CEO。 其中 Unsplash 已成為增長最快的攝影網站之一。另一個公司 Crew 年營收超過百萬美元,並以每年 300% 的速度增長。

在成長飛快的公司裡工作,同時享受生活中的精彩時刻,這不是一件容易的事。因此,我必須總結出一些訣竅,讓自己變得更高效率。事實上,成為一個高效率的 CEO 並沒有什麼高深莫測的理論。一個人做事是否高效率,取決於他如何處理生活中的小事,並快速決定下一步的選擇。

Unsplash 是目前最流行的圖片分享社區。憑藉高品質的攝影作品和免費版權使用,Unsplash 的圖片經常出現在各種微信公眾號。

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看一會兒 Netflix,還是直接上床睡覺?參加人脈拓展活動,還是寫一封銷售電郵?去咖啡廳閒聊一會兒,還是完善你的投資者演示?一個高效率的 CEO 並不是少花時間,而是善於衡量選項背後的機會成本,在正確的事上花費時間。

高效率的 CEO 可以推動創業公司走向成功。如果衡量創業公司表現,主要是依據某指標在一段時間內的增長情況,比如利潤、使用者。 如果 CEO 能合理掌控時間(比如更好更快地完成任務),你也許就能完成更多的產品實驗,從而 「解鎖」更多的收益空間,也能有更多時間來思考市場行銷策略,獲得曝光。

作為一個CEO,每一件事你都必須親力親為:從銷售、到市場行銷、到產品、到招聘,再到資金募集……但如果把精力同時分散到所有地方,會帶來過重的負擔。一個人每天所能做出的關鍵決策,是有限的。

這就是為什麼 Mark Zuckerberg 日復一日地穿著同一件 T 恤。

「我希望能夠讓生活儘量簡單。只有這樣,我才能在 Facebook 以外的事情上少做決定。」 Zuckerberg 說。

對於一個每天要決定 Facebook 如何影響幾億用戶的人來說,思考穿什麼實在太浪費時間了。

像 Zuckerberg 這樣優秀的 CEO,都只會關注真正重要的問題。其餘事情一律無視。

保持良好的身心健康,也是成為高效率的人重要一環。如果你經常感到身體疼痛,就會難以拿出最好的狀態。腰酸背痛容易降低你的效率,因為你滿腦子都是疼痛,而不是你的工作。

四年前,我成為了一名 CEO。在這段實踐中,我試驗用各種提高效率的方式。下面是一些我正在實踐的訣竅。希望裡面的一些想法能夠對你們有所幫助。

1.屏蔽噪音

關掉你的手機/電腦提示音

儘管很多事情看起來好像很緊迫,但實際上過幾個小時處理它們也不會怎樣。推送、提醒音會極大地影響你的專注程度。關掉提示音,可以幫助你更好地集中精神。你也許覺得自己無所不能,可以同時處理多項任務——但事實上你的思維只是在各項任務之間不停轉換,死機重啟。相比專注,這種所謂的multitask是極其低效的。

把每一件事寫下來

我會嘗試盡可能放空腦容量,不死記任何東西。當思緒、想法和任務不停在腦海中盤旋時,人其實很難專注於某一樣事情。所以一旦有什麼想法,我就會把它記在手機的筆記本 App 裡,然後把這件事清出腦袋。

把你要重複做的事情自動化

如果你需要重複做某些事情, 就找個地方把它們記錄下來。我們公司用項目管理 App Trello,將這些事物進行歸檔。我們還為各種任務設計了詳細到具體步驟的 SOP(Standard Operation Procedure,標準操作程式),比如設置密碼、預定機票、宣傳產品特性。總之,不要把你的腦力浪費在這些重複的事情上。把具體操作一次性寫下來,然後拋諸腦後。

用更少的工具

學習或者轉換到新工具上需要時間。你並不需要十種工具,而是要用儘量少的好工具去完成儘量多的事情。我們公司選擇了一些會長久使用的靈活工具。如果只是對新鮮玩意感到好奇就加以試用,最後遲早會更換的話,你是會付出代價的。我 90% 的時間都只在使用4樣工具:Google Chrome、TextEdit、Trello、Google Docs。

2.專注

把任務分時間段

作為一個 CEO,你肯定會在許多事情上面花費精力。為了防止不停切換任務導致的效率低下,我會安排一段專門的時間去做相同的任務。具體方法很簡單:在日曆上設置重複的任務,並根據具體任務為之分配 1-3 個小時。比如說, 我每天會在 Slack 上查詢小組短信兩回,其餘的時候我就會退出Slack。此外,我還會把所有的會議都固定安排在下午。這樣劃分時間段,有助於讓大腦專注於你的任務。你將用更少的時間完成更高品質的工作。

專注工作

一天有 24 個小時,但人在各個時段的狀態並不相同。推遲下班2個小時,並不意味著你真的完成得更多(或者更好)。尤其同時處理多項任務時, 你也許會感覺自己做了更多事情。但研究顯示: 我們其實幹的更少,錯的更多。遠離各種干擾項並專注工作一小時,比起工作3個小時卻不停被打岔要更有價值。當你在工作的時候,請關掉流覽器,打開手機飛行模式。工作以外的事情統統放到一邊。如果這些都不管用的話,我可以和你分享一個狠招:用手機工作。這樣你會不得不在一段時間內只盯著手機這一塊螢幕。

排除一切干擾

萬事開頭難。將工作切換到 「專注模式」也是如此。過去,我會戴上耳機來無視任何人對我說話。但我覺得自己很不禮貌。因為這種自責,我的思維完全沒有專注在工作上。後來,我逐漸認識到自己犯了個錯:我應該花一點點時間告訴別人自己工作的方式,這比直接打斷或無視別人的問話要好得多。打斷和無視只會加深自己的壓力,最終導致專注度的降低。

如果你有小孩的話,可以試著在他們睡著的時候工作。下圖是我在進入 「專注模式」前,發給我妻子的短信截圖:

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用快速的小成功來開啟你的一天

有時候你已經起床卻不想工作,因為日曆上第一個工作看起來很難,又或者你感到疲憊厭倦。事實上,你可以用一些簡單的小任務,讓新的一天運轉起來。對我來說,僅僅是打開電腦、做些簡單的操作,比如清空廢紙簍中的檔案,就能讓我的大腦迅速進入工作模式。

清晨勝利法

生物鐘讓我們在早晨更為清醒。哪怕沒法起得很早,你都應該在一天開始的時候完成一些最重要的任務。如果不確定哪些任務比較重要,你可以需要好好想想:如果你今天只能完成一件事,哪一件事讓你在一天結束時最有成就感?這件事就是開啟你新一天的任務。

強制規定工作的時間

根據佛羅里達州立大學的研究者,一個人如果在無干擾的環境下工作 90 分鐘,並將每天的工作時間維持在四個半小時左右,他的效率會非常高。我通常工作 1 到 1.5 個小時。之後休息一段時間。時間每經過一個小時,我都能感覺到能量和專注減少了。

強制規定工作時間可以讓你更好地專注於任務。我曾經試過一整天都專注工作。但問題是當我有了一整天,我就會感到放鬆。這就會導致拖延症。現在,我用計時器來提醒自己不要超時工作。如果你覺得有許多的時間來做事情,就會用更簡單的事情來填滿那些時間。但如果把工作時間段縮短了,你就會強迫自己去專注。

3.健康

你不需要每天都去健身房,但是要動起來

國家地理雜誌研究員 Dan Buettner 研究了世界各地長壽的人們。他發現這群人有一個相似的特徵:持續、低強度的練習,比如走路,站立,坐下,或者在花園裡散步。維持同一姿勢太長時間,會導致血液迴圈下降。而運動可以讓你恢復精神。無論步行去辦公室,還是在用微波爐加熱午飯的時候拉伸一下,又或者做一下運動,任何一種讓血液流動的行為都可以視作一種放鬆。這是一個讓你的大腦恢復精神的機會。

每天和你喜歡的人出去放鬆一會兒

生活中有些人會讓我們有更好的心情,因此更好地完成工作。無論我的工作多忙,我都會把家庭放在第一位。這讓我覺得開心。每每我回到工作崗位上,我也會覺得更精神。

讓健康飲食變得簡單

合理飲食能讓你更有效率地工作。問題是做飯、吃飯每天要佔用 2-3 個小時。這是很大一段時間。因此,我們得找到吃得好又不用過多準備的方法。我將每一頓飯的時間控制在十五分鐘以內:早飯做兩個雞蛋和牛油果。午飯吃沙拉。晚飯吃點蛋白質,比如魚類。由於我每次都從雜貨店訂購相同的東西,我就不用考慮自己下廚要做什麼。

以下是我的零食單:脆豆、脫脂希臘優酪乳、胡蘿蔔,以及方便打開的吞拿魚罐頭。

利用音樂來激發能量

Spotify 可以按照特定的標準為你選擇音樂。研究者發現:每分鐘節奏在 50-80下的音樂能夠説明你進入腦海中的 「阿爾法狀態」。你的思緒會平靜下來,警覺性和專注度會得到提升。如果我要去做一件重複的事情,比如說回覆郵件,我會聽最喜歡的歌來讓增加自己的能量。如果我需要做複雜並要求專注的任務,我就會聽沒有歌詞的音樂,來讓自己保持在思緒流動的狀態。音樂會對你的狀態有重大影響,因此,用它來激發你的工作效率吧!

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這些訣竅可能會給人一種感覺:讓自己變得高效率可能同時會將自己變成一個無聊的機器人。但這恰恰就是訣竅的真諦。

如果你瞭解那些行業大牛的每日生活,運動員、作家、CEO等等,就知道他們的生活看起來都非常的枯燥。但那就是提高效能的終極大招。

消除一切不確定, 將選擇過程變得自動化,保持良好健康。

這些看起來好像很無聊。但正是無聊本身,能讓你四周清淨、做到最好。

 

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