活動管理App 搞講座毋須狂印紙 – StartupBeat

活動管理App 搞講座毋須狂印紙

By on February 11, 2016

原文刊於中小企動態網站

王嘉屏拿着iPad,講解Evention系統可讓參加者在邀請電郵中報名及付款,並會儲存參加者的名單。

王嘉屏拿着iPad,講解Evention系統可讓參加者在邀請電郵中報名及付款,並會儲存參加者的名單。

若大家有舉辦過活動,應知道活動前的籌備工夫十分繁複,要花時間處理參加者的報名手續,活動當日要列印名單核對,在每個名稱旁邊剔名,但在自動化的科技世代下,應要有一個專為籌備活動而設的App,所有工序在同一平台上完成,節省時間。

Evention行政總裁王嘉屏(Ping)拿着iPad,講解Evention可讓參加者在邀請電郵中報名及付款,系統會儲存參加者的名單,協助用戶向參加者發送確認電郵,並附有二維碼,讓參加者在活動當天到場後,可以透過掃描二維碼來核對名字,或在系統內搜尋參加者名字,系統會列印名牌予對方,節省參加者排隊入場的時間。

確定參加者閱覽電郵

另外,Evention會實時通知活動有多少人進場,若有特別貴賓到場後,App會發出訊息,讓籌備者作出安排,亦會紀錄用戶公司各員工的負責工序。當邀請電郵發送後,會紀錄客戶是否收到電郵,及有沒有瀏覽,Ping解釋這項功能是使服務更貼心,「如果系統顯示被邀請者已點擊,便不要致電予對方詢問是否收到電郵。」

沒有網絡也可使用

她又說:「企業的晚宴會設有抽獎環節,App設有抽獎功能,可以接駁上投影器自動地進行抽獎,紀錄中獎的員工,並即時通知員工,可以節省許多工夫。」

不過,這類功能一般要連接上網絡才可使用,如果場地接收不到網絡,那App會否作廢?Ping表示:「發現許多活動場地的WiFi有問題,聽過有活動因網絡連接不到,拖垮了整個登記入場過程。Evention設有Offline mode,可以讓用戶如常核對參加者名字,包括掃描二維碼或在系統內搜尋名字。」

她舉例說,H&M亦有使用Evention,該時裝品牌在銅鑼灣恒隆中心旗艦店舉行活動,該位置是WiFi死位,H&M當日便使用Offline mode,確保登記流程不受網絡影響。但Offline mode壞處就是不能即時知道入場的總人數,要事後查看。

為了作出更貼心的服務,活動到尾聲時﹐Evention除透過電郵或SMS發出感謝語句外,亦會為用戶即場發送電子問卷,方便參加者作出回饋。

另外,有些活動是閉門舉行,例如名人婚禮,保安較嚴密,Evention便設有相片上載功能,以核對參加者臉孔。

她強調,這個App並非衝擊公關公司業務,因為Evention不會參與嘉賓邀請及物資運送等環節,為客戶籌備活動時,亦會與公關合作,Evention其實是協助減輕公關的工作。

Evention推出市場超過4年,本身是本地軟件公司Apptask的附屬產品,原名為Event Master,但當時Apptask眼見此產品具發展潛力,於是去年把它分拆出來獨立經營,再改名為Evention。

Ping稱,因為Evention早前欠一個營銷專員,剛巧她當時欲創業及熟悉活動籌備,「I am the missing piece」,因此便加入Evention,協助營銷工作,主攻百人以上的活動,客戶有蘋果公司及渣打銀行。

愛IT人率直轉投科技業

Ping在IT界活躍逾15年,期間舉辦過大大小小的IT活動,明白籌備活動的難處,希望透過這個App減輕籌備者的煩惱。她原本在大學修讀會計,曾做過物業管理,後來轉做科技企業,發現科技經常變幻,感覺刺激。

而且她喜歡跟IT人共事,「他們較率直、簡單,不會攻心計」,因此便決定長留在IT界,更擔任了香港互聯網協會秘書長4年,接觸許多Startup,近年便親自落場踢波,加入Evention去創自己的一番事業。

從事展覽活動的梁小姐試用Evention兩次,應付達600人報名的講座,她表示,以往用「原始」方法去準備登記流程,每次活動要列印參加者的名單及編號,花費了不少時間處理,使決定試用,以節省處理參加者入場的時間。她說,大家普遍習慣使用二維碼,入場時會自動顯示二維碼去登記。不過有時Wifi若不夠強,便會影響運作的速度。

梁又指出,以往活動宣傳時,會向會員發送電郵,但不知道會員是否收到或有沒有打開,使用該App後,系統會告知會員是否收到電郵及是否已閱覽,因此同事均欲繼續使用Evention。

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撰文:陳靜愉

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